Gelebte Digitalisierung: Protokolle und Checklisten per App

In vielen Branchen und Bereichen gehören Protokolle und Checklisten zum Arbeitsalltag. Für Unternehmen lohnt sich die Digitalisierung dieser Listen in vielen Fällen.

Digitale Lösungen für diesen Anwendungsbereich sind keineswegs nur für Großkonzerne eine gute Lösung und erschwinglich. Auch kleinere Unternehmen profitieren sofort von der Zeit- und Kostenersparnis. Eine individuelle Softwareentwicklung ist für diese Anwendungsfälle besonders zu empfehlen. Die individuelle mobile Lösung fürs Tablet oder Smartphone kann mit vergleichsweise geringem Aufwand erstellt werden und das Ergebnis entspricht den konkreten Abläufen und Arbeitsschritten im Betrieb.

App-Lösung zur digitalen Protokollierung für die Firma Koll

Cap3 entwickelt gerade eine solche Lösung für das in Rendsburg ansässige Unternehmen Koll Kälte-Klima-Lüftung GmbH & Co.KG. Der Tätigkeitsbereich der Firma Koll erstreckt sich auf die Beratung, Planung und Verkauf von Klima- und Lüftungsanlagen, Kälteanlagen, Kühlräumen und Sonderanlagen für Medizin-, Verfahrens- und Backwarentechnik.

Die Tablet-App für die Monteure

Die Anwendung besteht aus einer Tablet-App und einer Webanwendung zur Verwaltung. Die Monteure werden zukünftig bei Wartungsarbeiten die Protokollierung sehr effizient und einfach über die Tablet-App vornehmen. Die App funktioniert auch offline, sobald Netzwerkempfang gegeben ist erfolgt die Datenübertragung automatisch. Die Monteure sehen die ihnen zugewiesenen Aufträge und den Status eines jeden Auftrags. Zu den Aufträgen sind Kundendaten sowie die Daten der Anlagen beim Kunden erfasst. Je nach Kategorie sind unterschiedliche Protokollvorlagen hinterlegt. Fotoaufnahmen können direkt zu einem Protokoll hochgeladen werden.

Steuerung über die Verwaltung

Über eine Verwaltung (Cloudlösung), die einfach mit dem Internetbrowser aufgerufen werden kann, werden die Kunden- und Anlagestammdaten erfasst und neue Aufträge angelegt, mit einem Fälligkeitsdatum versehen und einem Mitarbeiter zugewiesen. Die Dokumentation der Monteure im Außendienst ist über die Verwaltung sofort verfügbar und auswertbar. Die Wartungsprotokolle inkl. der Fotos können als PDF exportiert werden. Sämtlicher Digitalisierungsaufwand von manuellen Listen entfällt. Die Arbeitsabläufe werden stark vereinfacht. Daten zu Kunden und verbauten Anlagen sind im Büro und auch für die Mitarbeiter im Außendienst schnell zur Hand und die Qualität der Protokollierung bei den technischen und sicherheitsrelevanten Analysen wird gesteigert.

Apps auch für bestehende Verwaltungssysteme möglich

Ob in der Logistik, der Bauwirtschaft, im Gebäudemanagement, beim Housekeeping in Hotels oder überall in der Industrie, wo Maschinen inspiziert und gewartet werden oder eine Qualitätskontrolle erfolgt, sind ähnliche Apps einsetzbar. Daten, die über die Apps erfasst werden, können selbstverständlich auch in bestehende Verwaltungssysteme überführt werden. Die Neuentwicklung eines browserbasierten Verwaltungssystems ist nicht unbedingt notwendig. Für die meisten bestehenden Anwendungen lassen sich entsprechende Datenschnittstellen entwickeln.

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